Competition Orga Tutorial

Anleitung für Organisatoren eines WCA Wettbewerbs

Dieser Text basiert auf dem Competition Guide von Cubing USA.
Übersetzt und ergänzt von Florian Weingarten (2007WEIN01)
http://aachen.speedcubing.com/

Vielen Dank an Sébastien Auroux, Berit Brüster, Julianne Hormann,
Robin Blöhm, Dennis Loose und Gamze Aksahin für ihre Hilfe.

Teil 1: Competitor Tutorial — Teil 2: Puzzle Lösen — Teil 3: Judging Tutorial

WCA Competitions werden (in der Regel) ehrenamtlich von Freiwilligen organisiert. Wenn du also selbst schon oft auf einer Competition warst, kannst du dir überlegen, auch einmal so etwas zu veranstalten. Die Leute werden es dir danken und du wirst viele wertvolle Erfahrungen sammeln!

Eine Competition zu organisieren ist keine leichte Aufgabe (vor allem wenn man finanziell sehr eingeschränkt ist), aber auch nicht so schwer, wie man vielleicht denkt. Auf dieser Seite sollen ein paar Tipps gegeben werden und eine Liste von Dingen, die man beim Organisieren beachten sollte.

Was du brauchen wirst

Computer und Drucker
Ein Computer, am besten Laptop, sowie ein Farbdrucker sind unbedingt nötig für eine Competition. Am PC wirst du die Ergebnisse in das Excel Sheet eintragen müssen. Mit dem Drucker druckst du Ergebnisse, Urkunden und andere Dinge. Die Ergebnisse solltest du im Raum aushängen, damit die Leute nicht ständig am PC nach ihrer Platzierung fragen.
Stackmat Timer und Displays
Du wirst mehrere Timer und am besten auch Displays, damit die Zuschauer die Zeiten sehen können, benötigen.
Batterien
Die Displays verbrauchen Strom. Sorge dafür, dass ausreichend Ersatzbatterien vorhanden sind.
Stoppuhren
Um die Inspection Zeit zu stoppen, werden Stoppuhren benötigt. Pro Timer sollte eine Stoppuhr zur Verfügung stehen.
Abdeckungen
Um die gemischten Puzzle zu verdecken, sollte irgendeine Art von Abdeckung vorhanden sein, z.B. Plastikdeckel oder Papierblätter. Zur Not ist es auch okay, hierfür die Scoresheets zu benutzen.
Scrambles
Auf der WCA Webseite findest du die Programme zum Generieren der Scrambles. Spreche rechtzeitig mit dem Delegate ab, ob du die Scrambles selbst generieren und drucken musst oder ob er sie bereit stellt. Die Scrambles müssen unbedingt streng geheim gehalten werden und sollten in einem verschlossenen Umschlag aufbewahrt werden.
Scoresheets
Dies sind Zettel, auf denen die Ergebnisse eines Teilnehmers in einem Event eingetragen werden und können aus der Excel Datei generiert werden.
Stifte
Um die Ergebnisse zu notieren sollte bei jedem Timer mindestens ein Kugelschreiber bereit liegen. Halte genug Ersatzkulis bereit.
Papier
Du wirst sowohl eine Menge normales Druckerpapier als auch dickeres Papier für die Urkunden besorgen müssen.

Der Delegate (dazu später mehr) ist ein sehr wichtiger Ansprechpartner für viele dieser Dinge. Er bringt meistens die Timer, Displays, Stoppuhren und teilweise auch Batterien mit. Sprich dies frühzeitig mit ihm ab!

Loslegen

WCA Regeln
Besonders als Organisator einer Competition ist es unbedingt notwendig die WCA Regeln komplett und sorgfältig gelesen zu haben. Sie enthalten viele wichtige Infos und Richtlinien zur Organisation eines Turniers!
Suche einen WCA Delegate
Jede offizielle WCA Competition benötigt mindestens einen offiziellen Vertreter der WCA, einen so genannten "Delegate". In Deutschland ist das momentan Sébastien Auroux (sebastien.auroux@gmx.net) aus Aachen. Schreibe ihn an, beschreibe ihm was du planst und frage ob er an deinem Wunschtermin Zeit hat. Falls er keine Zeit hat, frage einen anderen Delegate, z.B. Ron van Bruchem (ron@speedcubing.com) aus den Niederlanden. Eine Liste aller WCA Delegierten gibt es auf der Webseite der WCA: http://www.worldcubeassociation.org/node/316. Es ist sehr sinnvoll, den Delegate frühzeitig zu kontaktieren und während der gesamten Organisation mit ihm zusammen zu arbeiten. Er steht dir insbesondere für organisatorische Fragen gerne zur Verfügung.
Kapital
Bedenke stets, dass du alle Ausgaben für die Organisation vorstrecken musst, bis das Geld in Form der Eintrittsgebühren durch die Teilnehmer wieder hereinkommt. Es ist sehr ratsam sich direkt am Anfang einen Finanzplan zu erstellen in dem man alle Kosten und die kalkulierten Einnahmen einträgt.
Besuche andere Competitions
Eine Competition kann man nur organisieren, wenn man weiß, was das ist. Bevor du also selbst etwas planst, solltest du mindestens auf zwei bis drei Competitions gewesen sein und dir alles sehr genau angeschaut haben. Achte vor allem darauf, welche Aufgaben das Organisationsteam übernimmt. Sprich mit den Organisatoren, frage sie, welche Probleme sie bei der Organisation hatten, lasse dir Tipps geben. Ein Textdokument kann nie eigene Erfahrung ersetzen.
Stelle sicher, dass genug Leute Interesse haben
Eine gute Competition sollte mindestens 20 Teilnehmer haben (und muss mindestens 12 Teilnehmer haben um von der WCA anerkannt zu werden). Erkundige dich vorher, z.B. in Internetforen und deinem Bekanntenkreis, ob überhaupt Interesse an einer Competition in deinem Ort besteht.
Wähle ein Wochenende, an dem möglichst viele Personen können
Erkundige dich, welche anderen Competitions noch stattfinden. Es ist wenig sinnvoll zwei deutsche Competitions an ein und dem selben Wochenende zu veranstalten. Frage in der Community, z.B. in Internetforen, welche Wochenenden bevorzugt werden.
Suche einen guten Raum
Ein guter Raum ist groß genug für die Anzahl an Personen, die du annehmen möchtest. Es sollte leicht möglich sein den Raum in einen Zuschauerbereich, einen Wartebereich und einen Wettbewerbsbereich einzuteilen. Sehr wichtig ist gutes Licht im geplanten Wettbewerbsbereich! Ebenso sollte der Raum relativ leise und rauchfrei sein. Von Vorteil ist natürlich auch, wenn Essen und Trinken in dem Raum nicht verboten sind. Erfrage zu welchen Terminen du den Raum reservieren könntest, lege dich jedoch besser nicht fest, bevor du Kontakt zur WCA aufgenommen hast.
Suche dir genug Hilfe
Suche dir genug freiwillige Helfer, die auf jeden Fall kommen und dir helfen können. Eine Competition zu organisieren ist immer Teamarbeit! Alleine wird es schwer bis unmöglich.

Sobald du die Erlaubnis der WCA hast ...

Spreche erneut mit dem Vermieter
Hole dir die Bestätigung vom Vermieter, dass du den Raum definitiv zu dem abgesprochenen Termin haben kannst. Erzähle ihm genau was du vor hast und wie viele Personen kommen werden. Kläre rechtzeitig ob genug Tische und Stühle vorhanden sind, dass Toiletten existieren und ob gegessen und getrunken werden darf.
Erstelle einen Zeitplan
Überlege dir zunächst, welche Events du überhaupt auf deinem Turnier veranstalten willst. Überlege dir dann, wann welches Event stattfinden soll, wie lange es ungefähr dauern wird, wie viele Leute in die nächste Runde kommen werden, etc. Um einen guten und funktionierenden Zeitplan zu erstellen, braucht es etwas Erfahrung. Richte dich am besten bei der Erstellung deines Zeitplans nach denen anderer Turniere mit ähnlicher Teilnehmeranzahl, wie du es planst. Diese wirst du auf den entsprechenden Webseiten finden. Spreche diesen Zeitplan mit dem WCA Delegate ab und frage ihn, ob er deinen Zeitplan für realistisch hält und ob er auch alle WCA Richtlinien erfüllt.
Erstelle eine Webseite
Jede Competition sollte eine Webseite haben, auf der alle nötigen Informationen (Termin, Ort, Zeitplan, Eintrittspreis) angekündigt werden. Du solltest auch eine Liste von Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe angeben. Praktisch ist auch, wenn sich die Teilnehmer direkt auf dieser Webseite anmelden können (damit du weißt, wie viele kommen). Allerdings stellt auch die WCA eine Anmeldefunktion zur Verfügung. Florian Weingarten hat ein gut funktionierendes Competition Website Tool programmiert und hostet aktuell die Webseiten der meisten deutschen Competitions. Falls du nicht weißt, wie man eine Webseite erstellt, melde dich bei ihm per E-Mail unter flo@hackvalue.de.
Kontaktiere den Delegate erneut
Sobald du die letzten drei Schritte erledigt hast, kontaktiere den Delegate erneut und teile ihm alle notwendigen Informationen mit. Dazu gehören:
- Name der Competition,
- genaues Datum, d.h. die Tage an denen die Competition stattfinden soll,
- Veranstaltungsort inkl. Adresse,
- Link zur Webseite der Competition,
- Name der Organisatoren inkl. E-Mail Adresse, unter der die Organisatoren erreichbar sind,
- Liste der veranstalteten Events.
Der Delegate wird nun dem WCA Board von der Competition berichten damit diese in den nächsten Tagen offiziell angekündigt wird.

Vor der Competition

Was du in jedem Fall machen musst:

Bereite das Excel Worksheet vor
Mache dich mit Microsoft Excel (oder OpenOffice Spreadsheet) vertraut. Die Ergebnisse der Competition werden in einer Excel Tabelle notiert und deren Benutzung ist teilweise nicht ganz leicht. Bitte deinen Delegate dir eine Kopie der Datei zuzusenden. (Sowohl Sébastien als auch Ron benutzen selbst programmierte Excel-Dateien mit denen es auch einfach möglich ist Urkunden und Scoresheets zu drucken, was viel Arbeit erspart!)
Installiere die Scramble Programme
Es kann passieren, dass du während der Competition zusätzliche Scrambles benötigst. Installiere dir daher die Scramble Programme (siehe WCA Regeln) auf deinem Computer.
Drucke die Scoresheets und die Teilnehmerliste
Du solltest dich rechtzeitig darum kümmern alle Scoresheets (Zettel, auf denen die Schiedsrichter die Ergebnisse notieren) zu drucken. An der Kasse im Eingangsbereich sollte außerdem eine Teilnehmerliste bereit liegen und eventuell für jeden Teilnehmer ein Namensschild.
Besorge Preise
Urkunden für die besten drei Teilnehmer jeder Kategorie sind ein Muss. Wenn du nicht selber eine Urkunde entwerfen möchtest, dann frage einfach den Delegate nach einer Vorlage. Pokale, Medaillen oder andere Preise sind optional, aber immer eine nette Geste.
Besorge die Scrambles
Kläre rechtzeitig mit dem Delegate ob er die Scrambles mitbringt oder du sie selber drucken musst. Falls du sie drucken sollst, tue dies rechtzeitig und nicht erst am Abend vorher!
Lerne die WCA Regeln
Der WCA Delegierte kennt alle Regeln perfekt, aber auch der Organisator sollte ausreichend vertraut sein und die gesamten Regeln aufmerksam durchgearbeitet und verstanden haben. Sollten einzelne Teile unklar sein, frage den WCA Delegate, ob er sie genauer erklären kann.

Was du außerdem tun kannst:

Kündige die Competition in der Community an
Jetzt ist es an der Zeit, kräftig Werbung zu machen. Nicht jeder Speedcuber liest regelmäßig die WCA Webseite, daher solltest du in möglichst vielen Internetforen deine Competition ankündigen (z.B. speedcubers.de, speedcube.de und speedsolving.com). Mache an so vielen Stellen wie möglich Werbung um möglichst viele Teilnehmer und Zuschauer anzulocken.
Kontaktiere die Medien
Rede mit der Presse. Schreibe verschiedene Fernsehsender, Radiosender, Zeitungen, Magazine, Schülerzeitungen, etc. an und lade sie ein deine Competition zu besuchen und darüber zu berichten.
Besorge Verpflegung
Falls es finanziell machbar ist, solltest du kostenlose oder zumindest preisgünstige Getränke und Snacks oder sogar richtiges Mittagessen anbieten. Dies ist erstens für die Teilnehmer angenehmer und zweitens musst du dann nicht so viel Zeit für die Mittagspause einplanen. Falls dies nicht möglich ist, solltest du das rechtzeitig ankündigen, damit die Besucher ihr eigenes Essen mitbringen. Auf jeden Fall sollte eine Mittagspause im Zeitplan vorgesehen sein!

Während der Competition

Rechtzeitig da sein
Als Veranstalter solltest du am besten am Abend vorher oder zur Not morgens vor der Competition den Raum herrichten. Stelle viele Tische und Stühle auf, bereite den Wartebereich vor, überlege dir, wo du die Timer und Displays aufbauen möchtest, usw. Sei rechtzeitig da, damit alles nach Zeitplan verlaufen kann. Sobald du einmal im Zeitplan hinterher bist, wird es sehr schwer werden die Zeit aufzuholen und du wirst eventuell einzelne Events streichen müssen!
Scrambler und Judges
Zu wenig Scrambler und zu wenig Judges sind der Hauptgrund, warum Competitions ihren Zeitplan nicht einhalten können. Achte stets darauf, ob genügend Helfer vorhanden sind und rufe nach welchen, sollte dies nicht der Fall sein: Nach den Regeln ist jeder Teilnehmer verpflichtet zu helfen!
Ergebnisse eintragen
Suche dir einen Helfer, der sich mit Microsoft Excel auskennt und der die Ergebnisse eintragen kann. Das ist ein Fulltime Job! Es wird fast während der gesamten Competition jemand am PC sitzen müssen und Ergebnisse eintragen, damit rechtzeitig die Ranglisten einer Runde fertig sind (um zu ermitteln, wer in die nächste Runde kommt).
Achte auf die Regeln
Werden die WCA Regeln massiv verletzt, kann der WCA Delegate die Competition für ungültig erklären und das wird alle Teilnehmer sehr verärgern. Sorge also stets dafür, dass alle Regeln genau eingehalten werden.
Kopie der Regeln
Da die wenigsten Leute alle Regeln auswendig kennen, solltest du mehrere Kopien der Regeln (am besten in der englischen Originalversion und auch als deutsche Übersetzung) vor Ort haben um im Zweifelsfall nachlesen zu können.
Mache die Competition einzigartig
Überlege dir, wie du deine Competition von anderen Competitions unterscheiden kannst und wie du dich hervorheben kannst. Z.B. durch besondere und seltene Events, durch besonders gutes Essen, besondere Preisregelungen (z.B. "alle Newcomer dürfen umsonst rein") oder andere Dinge.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie kann man abschätzen, was die Veranstaltung kosten wird?
A: Das teuerste wird vermutlich der Raum. Wenn du den Raum irgendwie umsonst bekommen kannst (Gemeindezentrum der Kirche? Jugendzentrum? Universität? Schule?) dann wird es nicht so teuer. Vergiss aber nicht an andere variable Kosten wie z.B. das Essen und die Getränke zu denken.

F: Wie bezahlt man das alles?
A: Normalerweise kann man die Competition gut so planen, dass man bei Null rauskommt. Falls nicht, solltest du dich um Sponsoren bemühen (z.B. Jumbo Spiele oder Cubikon). Es besteht aber natürlich ein Restrisiko, dass du auf Kosten sitzen bleibst (z.B. weil weniger Personen erscheinen als erwartet). Am besten planst du so, dass du deine Kosten auch mit 80% der angemeldeten Teilnehmer deckst und sparst einen eventuellen Überschuss für die nächste Competition.

F: Woher weiß man wie viele Leute ungefähr kommen?
A: Schaue dir an, wie gut Competitions in deiner Nähe normalerweise besucht sind. Spreche mit der Community. Starte Umfragen in Internet Foren. Behalte im Hinterkopf, dass so gut wie nie alle Leute erscheinen, die angemeldet sind, dafür aber auch oft Zuschauer oder Gäste unangemeldet aufkreuzen.

F: Woher weiß ich, welcher Termin am besten ist?
A: An deinem Termin sollten keine anderen Competitions in der Nähe stattfinden. Am besten auch an dem Wochenende davor und danach nicht. Sprich mit der Community und starte eventuell Umfragen, welche Termine am beliebtesten sind.

F: Wo bekomme ich das ganze Equipment?
A: Du könntest es kaufen, was sich besonders dann lohnt, wenn du vor hast noch öfter eine Competition zu organisieren. Meistens ist das aber zu teuer. Sprich mit dem Delegate oder anderen Helfern, ob sie dir aushelfen können. Der Delegate kann in der Regel die Timer und Displays besorgen.

F: Muss ich den WCA Delegate bezahlen?
A: WCA Delegate ist ein Ehrenamt. Delegates werden nicht bezahlt, aber die Anreisekosten zu übernehmen oder eine kostenlose Übernachtungsmöglichkeit sowie ein kleines Dankeschöngeschenk sind eine nette Geste.

F: Kann ich nicht selbst Delegate meiner Competition sein?
A: Nein, ein Delegate ist ein Vertreter der WCA. Um Delegate zu werden musst du bei der WCA bekannt sein und von einem anderen Delegate, der dich gut kennt, vorgeschlagen und empfohlen werden. Das geht nicht von heute auf morgen.