Competition Orga Tutorial

Anleitung für Organisatoren eines WCA Wettbewerbs

Dieser Text basiert auf dem Competition Guide von Cubing USA.
Übersetzt und ergänzt von Florian Weingarten (2007WEIN01)
Überarbeitet und aktualisiert von Laura Ohrndorf (2009OHRN01), Sébastien Auroux (2008AURO01), und Linus Fresz (2011FRES01).

Teil 1: Competitor Tutorial — Teil 2: Judging Tutorial

WCA Competitions werden in der Regel ehrenamtlich und freiwillig organisiert. Solltest du selbst schon einige Competitions besucht haben und möchtest, dass in deiner Stadt ein Wettbewerb stattfindet, sind hier die wichtigsten Punkte aufgezählt, auf die du bei der Organisation eines Wettbewerbs achten musst. Jedoch sollte dir bewusst sein, dass dies keine leichte Aufgabe ist und vor allem einiges an Vorbereitung benötigt. Dieser Text soll als Leitfaden dienen, darf jedoch auf keinen Fall die Kommunikation mit deinem zuständigen Delegate ersetzen.

Erste Schritte

Um selbst Organisator eines Wettbewerbs zu werden, ist es nötig, dass du bereits entsprechende Erfahrung auf Competitions gesammelt und bestenfalls anderen Organisatoren schon über die Schulter geschaut und ihnen geholfen hast. Darüber hinaus solltest du gut vertraut mit den WCA Regeln sein. Es wird vom Organisator einer Competition erwartet, dass er (zusammen mit seinen Mitorganisatoren) eigenständig den Ablauf einer Competition überblicken und handhaben kann.

WCA Delegate
Jede offizielle WCA Competition benötigt mindestens einen offiziellen Vertreter der WCA, einen so genannten "Delegate". Ein WCA Delegate ist unter anderem dafür zuständig sicherzustellen, dass eine Competition gemäß den WCA Regeln abläuft und die Organisatoren zu beraten und - wenn nötig - zu unterstützen. In Deutschland sind dies momentan Sébastien Auroux (E-Mail), Laura Ohrndorf (E-Mail) aus Paderborn und Linus Frész (E-Mail) aus Regensburg.
Kontaktiere einen der oben genannten Delegates mit Informationen über deine Pläne. Wenn möglich, präsentiere bereits einen Raum, der für eine Competition geeignet ist. Es ist sehr sinnvoll, den Delegate frühzeitig zu kontaktieren und während der gesamten Organisation mit ihm zusammenzuarbeiten. Natürlich steht dir der Delegate auch jederzeit für organisatorische Fragen zur Verfügung.
Raum und Termin des Wettbewerbs
Du solltest versuchen, einen Raum zu finden, der hinsichtlich der Größe und sonstiger Gegebenheiten (z.B. Licht und Erreichbarkeit) für eine Competition geeignet ist. Sollte dir vom Delegate die Erlaubnis gegeben werden, eine Competition zu organisieren, sprich mit ihm über den Raum und mögliche Termine. Dafür solltest du mit dem Vermieter abgeklärt haben, dass auch genügend Tische und Stühle vorhanden sind und wann der Raum abends geräumt werden muss.
Hilfe bei der Organisation
Alleine ist die Organisation einer Competition eine anstrengende und kraftraubende Arbeit. Damit du nicht alleine alle Aufgaben übernehmen musst, die vor und während eines Wettbewerbs anstehen, ist es unbedingt empfehlenswert, sich Mitorganisatoren oder zumindest Hilfe von anderen Teilnehmern für die Organisation einer Competition zu suchen. Dabei sind vor allem solche Personen von Vorteil, die bereits Erfahrung mit der Organisation von Competitions haben und dich entsprechend gut unterstützen können.

Wie geht es weiter?

Sobald Termin und Raum für den Wettbewerb in Zusammenarbeit mit dem Delegate festgelegt sind, musst du dir über einige weitere Dinge Gedanken machen, bevor die Competition angekündigt werden kann:

Raum und Teilnehmerlimit
Versichere dich mittels eines Mietvertrags, dass der Raum auch für das entsprechende Wochenende gebucht ist. Nun kannst du anhand der Größe des Raumes ein entsprechendes Teilnehmerlimit mit dem Delegate zusammen festlegen, ohne dass die Kapazitäten überschritten werden.
Erstellung eines Zeitplans
Überlege dir zunächst, welche Events und wie viele Runden du jeweils auf deinem Turnier veranstalten willst. Versuche damit einen gut funktionierenden Zeitplan zu erstellen. Dazu ist ein Vergleich zu Zeitplänen von Competitions mit einer ähnlichen Teilnehmerzahl hilfreich, um ein Gespür dafür zu bekommen, wie lange einzelne Runden dauern. Sprich deinen Zeitplan mit dem WCA Delegate ab und frage ihn, inwieweit er deinen Zeitplan für geeignet hält.
Eintrittsgeld
Bedenke stets, dass du alle Ausgaben für die Organisation vorstrecken musst. Es ist nicht nur aus diesem Grund wichtig, zu Beginn der Planung eine Kalkulation der Kosten zu erstellen. So kannst du anhand dieser Aufstellung die Einnahmen kalkulieren, die durch Eintrittsgelder entstehen, sodass alle Ausgaben gedeckt werden können.
Eine weitere Empfehlung ist das Verwenden eines Vorkassensystems. Auch bei Nichterscheinen von Teilnehmern verfügst du dadurch über das Eintrittsgeld und kannst fest damit planen, sobald sich ein Teilnehmer angemeldet hat.
Website erstellen
Jede Competition benötigt eine Webseite mit den nötigen Informationen: Termin, Ort, Zeitplan, Eintrittspreis und Anmeldefunktion. Darüber hinaus kannst du eine Liste von Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe angeben. Üblich für deutsche Competitions ist das von Florian Weingarten erstellte Competition Website Tool (cubecomp.de), das alle nötigen Werkzeuge zur Verfügung stellt, um eine gut gestaltete Webseite für den Wettbewerb zu erzeugen. Um dort eine Webseite und einen Zugang zu erhalten, frage deinen Delegate, der dir dabei helfen kann.
Alternativ gibt es auch auf der WCA-Seite die Möglichkeit, alle Informationen anzugeben und die Anmeldefunktion zu nutzen.

Vor der Competition

Auch zwischen Ankündigung und Durchführung der Competition gibt es einige Dinge, die du erledigen musst:

Benötigtes Material
Für die Organisation eines Wettbewerbs sind verschiedene Dinge notwendig, um einen erfolgreichen Ablauf zu ermöglichen. Die Wichtigsten sind hier aufgezählt:
- Papier: Zum Drucken der Scrambles, Scoresheets, Zeitpläne, Groupings, Scramblerlisten, usw. ist eine Menge Papier notwendig. Genauso sollte während der Competition Papier vorrätig sein, um Ergebnisse, Scoresheets für Folgerunden und andere spontan anfallende Dokumente, wie etwa Wegweiser zu drucken. Es ist außerdem schön, wenn du für den Druck der Urkunden etwas hochwertigeres Glanzpapier verwendest.
- Computer und Drucker: Ein Computer (am besten Laptop) sowie Farbdrucker sind unbedingt nötig für eine Competition. Du wirst die Ergebnisse am Computer eintragen und Ergebnisse, Urkunden und weitere Dinge ausdrucken müssen. Versichere dich auch, dass du ausreichend Druckerpatronen kaufst.
- Stifte: Um die Ergebnisse notieren zu können, sollte bei jedem Timer mindestens ein Kugelschreiber bereit liegen (keine Bleistifte). Falls du Fewest Moves als Event anbietest, solltest du entsprechend viele Stifte wie Teilnehmer haben. Denke auch daran, Ersatz dabei zu haben.
- Batterien: Zum Betreiben der Timer und Displays sind verschiedene Batterien nötig. Frage deinen Delegate, welche Batterien er braucht, bzw. ob und wie viele er selbst vorrätig hat, damit du diese gegebenenfalls kaufen kannst.
- Namensschilder: Du solltest für jeden Teilnehmer ein Namensschild vorbereiten, damit die Teilnehmer sich untereinander auf dem Wettbewerb direkt daran erkennen und mit Namen ansprechen können. Außerdem sind Namensschilder ein äußerst praktisches Erkennungsmerkmal für Organisatoren, mit dem erfolgreich registrierte und bezahlte Teilnehmer gekennzeichnet werden können.
Cubecomps.com
Für die Verwaltung von Ergebnissen sollte die von Luis J. Iáñez erstellte Website www.cubecomps.com genutzt werden. Sie bietet eine schnelle Eingabe, leichteres Ausdrucken und einen guten Überblick über die Ergebnisse des Wettbewerbs und stellt diese auch auf der Website für alle Interessierten zur Verfügung. Kontaktiere Luis entweder über Facebook oder frage deinen Delegate nach seiner E-Mail Adresse, um einen Zugang für deine Competition anlegen zu lassen. Erkundige dich vorab beim Vermieter deines Raumes nach einer vorhandenen Internetverbindung oder stelle sicher, dass das mobile Internet im Veranstaltungsraum hinreichend ist, so dass du einen Hotspot verwenden kannst.
Stackmat Timer, Displays, Cover und Stoppuhren
Du wirst mehrere Timer und am besten auch Displays benötigen, damit die Zuschauer die Zeiten sehen können. Außerdem sind Abdeckungen für die gemischten Puzzle und Stoppuhren an den Timern zwingend notwendig. Die deutschen Delegates haben entsprechendes Equipment. Sprich mit deinem Delegate ab, was er zur Verfügung stellen und mitbringen kann.

Kurz vor der Competition

Die nachfolgenden Aufgaben sind Dinge, die 1-2 Wochen vor der Competition erledigt werden sollten:

Grouping
Damit auf der Competition auch ausreichend Judges für alle Teilnehmer verfügbar sind, ist es notwendig, die Teilnehmer eines Events in mehrere Gruppen einzuteilen. Frage deinen Delegate nach einer sinnvollen Anzahl an Gruppen pro Event, bevor du damit beginnst das Grouping zu erstellen. Zum Erstellen lautet die Faustregel: Die Anzahl der Teilnehmer pro Gruppe ist 2 x die Anzahl der Timer für schnelle Events und etwa 1,5 x Anzahl der Timer für langsamere Events.
Scrambler-Liste
Auf deutschen Competitions ist es Standard, dass die Scrambler, die für das Vermischen der Puzzles zuständig sind, schon vorab festgelegt werden. Wähle dafür aus der Liste der Anmeldungen erfahrene Teilnehmer und teile diese ein. Auch hier empfiehlt es sich Scrambler-Listen von Wettbewerben, die du besucht hast, heranzuziehen, um sicherzustellen, dass für die Gruppen und Events ausreichend Scrambler zur Verfügung stehen. Achte bei der Einteilung darauf, dass einzelne Teilnehmer das jeweilige Puzzle auch mischen können und nicht bei zu vielen Events eingetragen sind, sondern verteile diese Aufgabe möglichst gleichmäßig auf die geeigneten Teilnehmer. Außerdem musst du darauf achten, dass die Teilnehmer, die zum Vermischen eingeteilt sind, nicht gleichzeitig als Teilnehmer der Gruppe eingeteilt sind. Sprich sowohl das Grouping, als auch die Scrambler-Liste mit deinem Delegate ab, bevor du sie an die Teilnehmer schickst!
Scoresheets
Die Zettel, auf denen die Ergebnisse eines Teilnehmers in einem Event eingetragen werden, können über cubecomps.com generiert werden. Drucke diese rechtzeitig vor der Competition aus und schneide sie zurecht. Sortiere sie anschließend nach dem Grouping.
Zeitpläne, Teilnehmerliste und Grouping
Ebenso wie die Scoresheets solltest du den Zeitplan und das erstellte Grouping vor dem Wettbewerb mehrmals ausdrucken und beim Wettbewerb aufhängen. So wissen die Teilnehmer welche Events als nächstes stattfinden werden und in welcher Gruppe sie dafür eingeteilt sind. Die Zeitpläne kannst du über den Admin-Bereich von cubecomp.de drucken, genauso wie eine Teilnehmerliste für die Registrierung im Eingangsbereich.
Scrambles
Für alle offiziellen Events auf dem Wettbewerb werden Scrambles benötigt. Diese generiert der Delegate. Wichtig ist jedoch, dass du mit diesem abklärst, ob er sie direkt ausgedruckt mitbringt, ob du sie selbst ausdrucken musst oder ob ihr diese auf der Competition auf einem zusätzlichen Laptop anzeigen lasst.

Während der Competition

Aufbau und Pünktlichkeit
Als Veranstalter solltest du möglichst am Abend vor der Competition den Raum herrichten. Stelle ausreichend Tische und Stühle für alle Gäste auf, bereite den Wartebereich und Tische für die Timer und Displays vor. Sei für den Wettbewerb rechtzeitig da, damit alles nach Zeitplan verlaufen kann.
Ablauf der Competition
Versuche, den Überblick über den Wettbewerb zu behalten. Dazu gehört unter anderem das rechtzeitige Auslegen der Scoresheets für die nächste Gruppe oder Runde, das Ausrufen der Teilnehmer und Scrambler, aber auch die Suche nach Judges, falls zu wenige helfen sollten. Sobald du einmal im Zeitplan hinterher bist, wird es schwer werden die Zeit aufzuholen. Wie bereits oben erwähnt wird von dir und deinen Mitorganisatoren erwartet, dass ihr den Ablauf der Competition eigenständig handhaben könnt. Sollte euch das nicht gelingen, so wird der Delegate euch zwar unterstützen, im Idealfall sollte dies aber nicht notwendig sein.
Ergebnisse eintragen
Suche dir mindestens einen Helfer, der sich mit cubecomps.com auskennt und dir die Ergebnisse eintragen kann. Unterschätze diese Arbeit nicht, sie benötigt viel Zeit! Es wird fast während der gesamten Competition jemand am PC sitzen und Ergebnisse eintragen müssen, damit rechtzeitig die Ranglisten einer Runde fertig werden. Dies ist nötig, um Scoresheets für Folgerunden drucken zu können.

Dein Delegate steht dir immer für Fragen zur Verfügung. Stelle ihm lieber jede offene Frage, bevor sie am Ende ungeklärt bleibt.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie kann ich auch ohne eigene Turniererfahrung einen Wettbewerb in meiner Stadt veranstalten?
A: Grundsätzlich geht das leider gar nicht, denn die Erfahrung von anderen Wettbewerben ist wichtig, um selbst wissen zu können, wie ein Wettbewerb ablaufen muss. Besuche andere Wettbewerbe, beobachte dort die Arbeit der Organisatoren und sprich einen Delegate an, um mit ihm über deine Möglichkeiten zu diskutieren. Wenn du genug Erfahrung gesammelt hast oder Hilfe eines erfahrenen Organisators bekommst, stehen deine Chancen besser, auch selbst einen Wettbewerb organisieren zu können.
F: Woher weiß man wie viele Leute ungefähr kommen?
A: Schaue dir an, wie gut Competitions in deiner Nähe besucht sind, und sprich mit deinem Delegate, wie viele Teilnehmer in deiner Region auf einem Wettbewerb zu erwarten sind. Beziehe dabei vor allem auch mögliche Besucherzahlen mit ein.
F: Woher weiß ich, welcher Termin am besten ist?
A: An deinem geplanten Termin sollten keine anderen Competitions in der Nähe stattfinden. Die WCA gibt Regeln vor, nach denen Competitions einen zeitlichen und räumlichen Abstand zueinander haben müssen. Sprich mit deinem Delegate, ob andere Comeptitions in dem Zeitraum geplant sind, den du ins Auge gefasst hattest.
F: Muss ich den WCA Delegate bezahlen?
A: Der WCA Delegate ist ehrenamtlich tätig. Delegates müssen nicht bezahlt werden, aber die Anreisekosten zu übernehmen oder eine kostenlose Übernachtungsmöglichkeit anzubieten, sind eine nette Geste.
F:: Kann ich nicht selbst Delegate meiner Competition sein?
A: Nein, ein Delegate ist ein offizieller Vertreter der WCA. Um Delegate zu werden, musst du bei der WCA bekannt sein und von einem anderen Delegate, der dich gut kennt, vorgeschlagen und empfohlen werden.